Tindakan persiapan apa saja yang harus diselesaikan oleh admin IT sebelum secara resmi menghentikan layanan email perusahaan 138?

Kesimpulan Langsung: Sebelum mengakhiri layanan, admin wajib melakukan ekspor dan pencadangan mandiri seluruh data penting (email, kontak, lampiran), memverifikasi konfigurasi DNS domain, serta memastikan tidak ada ketergantungan sistem internal pada alamat email perusahaan. Penghentian layanan tanpa persiapan ini berisiko menyebabkan hilangnya data bisnis secara permanen dan terganggunya komunikasi lintas batas.

Daftar Periksa Persiapan (Checklist)

1. Ekspor Data Penting: Unduh seluruh arsip email, buku alamat (kontak), dan lampiran file dari setiap akun pengguna. Pastikan data yang diekspor mencakup periode yang diperlukan untuk kepatuhan regulasi atau audit internal.
2. Verifikasi Konfigurasi Domain (DNS): Catat dan simpan seluruh record DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC) yang saat ini mengarah ke 138 Email Perusahaan. Jika Anda berencana berpindah ke penyedia lain, record ini harus diubah secara bertahap setelah data aman.
3. Audit Ketergantungan Sistem: Periksa apakah ada sistem internal (seperti CRM, ERP, atau notifikasi otomatis) yang menggunakan alamat email perusahaan sebagai pengirim atau penerima. Pindahkan fungsi ini ke alamat baru sebelum layanan dimatikan.
4. Notifikasi kepada Pihak Eksternal: Beritahu klien, mitra, dan vendor mengenai perubahan alamat email atau masa transisi, terutama untuk tim bisnis ekspor-impor yang mengandalkan komunikasi global.

Standar Penerimaan (Acceptance Criteria)

• Seluruh data penting telah diekspor ke penyimpanan lokal atau cloud pihak ketiga dan dapat dibuka/diverifikasi isinya.
• Tidak ada email penting yang tertinggal di kotak masuk atau folder arsip server.
• Record DNS telah diperbarui atau dicadangkan sesuai rencana migrasi.
• Sistem internal telah dikonfigurasi ulang untuk menggunakan alamat email pengganti.

Batas Layanan & Catatan Penting

138 Email Perusahaan menyediakan dukungan resmi langsung untuk aktivasi, migrasi, dan pemeliharaan operasional. Namun, tanggung jawab pencadangan data tetap berada di tangan admin perusahaan. Setelah layanan dihentikan, akses ke antarmuka web dan protokol standar (IMAP/POP3) akan terputus, dan pemulihan data tidak dapat dilakukan oleh pihak penyedia.

Langkah Selanjutnya

Jika Anda memerlukan panduan teknis mengenai cara ekspor data massal atau konfigurasi DNS untuk migrasi, silakan hubungi tim dukungan resmi 138 Email Perusahaan melalui saluran layanan resmi di situs web. Untuk skenario kompleks seperti migrasi dari penyedia lain ke 138 atau sebaliknya, dokumentasi internal dan verifikasi sertifikat keamanan (seperti EAL3+ atau Perlindungan Tingkat Tiga) dapat dijadikan referensi dalam perencanaan.