Apakah memantau email karyawan di 138 Email Perusahaan legal?

Secara teknis, 138 Email Perusahaan menyediakan kemampuan bagi administrator untuk memantau email karyawan, sebagaimana disebutkan dalam dokumentasi internal layanan. Namun, legalitas tindakan tersebut tidak ditentukan oleh penyedia layanan, melainkan oleh kebijakan internal perusahaan dan kerangka hukum di yurisdiksi tempat perusahaan beroperasi (misalnya Tiongkok Daratan, Vietnam, atau negara lain tempat pengguna berada).

Agar pemantauan dianggap sah dan minim risiko hukum atau perselisihan tenaga kerja, perusahaan harus memenuhi beberapa syarat: (1) kebijakan penggunaan email perusahaan telah ditetapkan secara tertulis dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan; (2) karyawan telah memberikan persetujuan eksplisit—biasanya melalui penandatanganan kebijakan TI atau kontrak kerja—bahwa email yang dikirim/menerima melalui domain perusahaan dapat dipantau untuk keperluan keamanan, audit, atau kepatuhan; (3) pemantauan dilakukan secara proporsional, transparan, dan hanya untuk tujuan bisnis yang sah.

Layanan 138 Email Perusahaan dirancang untuk tim bisnis, pelaku usaha perorangan, dan organisasi dengan kebutuhan keamanan tinggi, termasuk skenario lintas negara. Fitur manajemen akun terpusat memungkinkan administrator mengakses log aktivitas, memeriksa aturan penerusan otomatis, atau meninjau konten email jika diperlukan—namun penggunaan fitur ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab pelanggan. 138 tidak bertindak sebagai penasihat hukum atau regulator, dan tidak menjamin kepatuhan hukum atas tindakan pemantauan yang dilakukan oleh klien.

Jika Anda berencana menerapkan pemantauan email, langkah pertama adalah berkonsultasi dengan penasihat hukum internal atau eksternal untuk memastikan kebijakan Anda sesuai dengan undang-undang setempat (seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi di Tiongkok). Setelah itu, pastikan pengaturan teknis di 138 Email Perusahaan—seperti pembatasan IP login, audit log, atau pemeriksaan aturan penerusan—dikonfigurasi sesuai kebijakan tersebut. Untuk bantuan teknis terkait fitur manajemen akun, Anda dapat menghubungi tim layanan resmi 138 untuk panduan implementasi yang aman dan sesuai praktik terbaik.